Con il DL 84/2025, pubblicato il 17 giugno 2025, entrano in vigore nuove regole sulla tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza, che interessano imprese, lavoratori autonomi, collaboratori e amministratori. Le nuove disposizioni, in parte già introdotte dalla legge di bilancio 2025 (L. 207/2024), mirano a uniformare e rafforzare i requisiti per la deducibilità fiscale e la non imponibilità dei rimborsi in capo ai dipendenti.
La tracciabilità non sostituisce gli obblighi documentali già previsti, ma si aggiunge ad essi: un doppio binario che richiede attenzione da parte di chi sostiene o rimborsa queste spese. Vediamo in dettaglio quali sono i casi interessati, le decorrenze e gli strumenti ammessi.
Quando è obbligatoria la tracciabilità delle spese di trasferta
Dal 2025, ai fini della non imponibilità in capo al dipendente e della deducibilità per il datore di lavoro, sono soggette a tracciabilità le spese sostenute per:
- vitto e alloggio;
- viaggi e trasporti, se effettuati tramite taxi o noleggio con conducente (NCC).
Tale obbligo si applica esclusivamente alle spese sostenute sul territorio nazionale. Le spese analoghe sostenute all’estero, invece, possono continuare ad essere effettuate anche in contanti.
Esempi di spese soggette e non soggette a tracciabilità
Per comprendere meglio il perimetro applicativo delle nuove regole, è utile analizzare alcuni esempi pratici di spese soggette o escluse dall’obbligo di tracciabilità.
Spese soggette all’obbligo di tracciabilità (solo se sostenute in Italia):
- Il pagamento di un albergo per una trasferta lavorativa fuori dal Comune della sede aziendale. Anche in caso di prenotazione tramite portali online, è necessario utilizzare strumenti tracciabili per godere della deducibilità.
- Il conto presso un ristorante consumato in occasione di un incontro di lavoro o durante una trasferta.
- L’utilizzo di servizi taxi o noleggio con conducente (NCC) per spostamenti in occasione di fiere, riunioni o attività aziendali in trasferta.
Spese escluse dall’obbligo (quindi detraibili anche se sostenute in contanti):
- Le stesse spese di vitto, alloggio o trasporto se sostenute all’estero, indipendentemente dal mezzo di pagamento.
- I biglietti ferroviari, aerei o per mezzi pubblici (nazionali o internazionali): sono spese documentate e non richiedono tracciabilità.
- Le spese di parcheggio o noleggio auto senza conducente: non rientrano tra quelle soggette alle nuove regole.
Attenzione: in caso di rimborso spese al dipendente, è la modalità con cui è stato effettuato il pagamento originario a determinare la possibilità di escludere il rimborso dalla retribuzione imponibile o dedurlo dal reddito d’impresa.
Rimborsi ai dipendenti e trattamento fiscale
I rimborsi spese per trasferte in Italia sono esclusi dalla base imponibile del lavoratore solo se le spese sono state pagate con strumenti tracciabili. Per le trasferte fuori dal Comune, il trattamento varia in base alla modalità di rimborso:
- forfetario: fino a 46,48 €/giorno in Italia e 77,47 €/giorno all’estero;
- misto: limiti ridotti a seconda del tipo di spese rimborsate;
- analitico: nessuna imposizione fino a 15,49 €/giorno in Italia o 25,82 €/giorno all’estero per spese accessorie (telefono, lavanderia ecc.).
Anche amministratori e collaboratori rientrano nel nuovo obbligo di tracciabilità per la non imponibilità dei rimborsi.
Deducibilità per imprese e professionisti
Le spese di trasferta rimborsate a dipendenti e collaboratori sono deducibili:
- nel limite di 180,76 € al giorno in Italia e 258,23 € all’estero, per rimborsi analitici;
- senza limiti, se il rimborso è forfetario o misto.
Gli stessi obblighi si estendono anche ai lavoratori autonomi, quando ricevono rimborsi da committenti. In questi casi, i pagamenti devono essere tracciabili affinché:
- il rimborso non sia incluso nel reddito del professionista;
- la spesa sia deducibile per l’impresa.
Tracciabilità e professionisti: novità per i riaddebiti analitici
Una delle principali novità introdotte dalle disposizioni del 2025 riguarda la tracciabilità dei riaddebiti effettuati da parte dei professionisti. In particolare, quando un lavoratore autonomo sostiene una spesa per conto del proprio cliente o committente – ad esempio vitto, trasporti o hotel – e la addebita analiticamente in fattura, tale costo può essere escluso dal reddito professionale solo se è stato pagato con un mezzo tracciabile.
Esempio: se un consulente partecipa a un convegno per conto di un cliente e rimborsa il costo del pernottamento, potrà indicare il relativo importo in fattura senza che esso costituisca compenso, ma solo se l’hotel è stato pagato con carta di credito, bonifico, o altro strumento tracciabile. In caso contrario, l’intera somma verrà considerata compenso professionale imponibile.
È invece escluso dall’obbligo il riaddebito forfetario di spese, come quando si applica una voce generica “spese di trasferta” o “spese generali” in fattura. In tal caso, l’importo si considera sempre compenso e rientra a pieno titolo nel reddito del professionista, indipendentemente dal mezzo di pagamento.
Questa distinzione operativa impone ai professionisti di tracciare con precisione le spese sostenute, conservare i giustificativi adeguati e, soprattutto, separare le voci in fattura, per evitare contestazioni in fase di accertamento.
Spese dell’imprenditore o professionista per sé stesso
Anche le spese di viaggio, vitto e alloggio sostenute direttamente da imprenditori individuali o lavoratori autonomi per la propria attività sono soggette al nuovo obbligo di tracciabilità, se effettuate in Italia. La regola vale a prescindere dall’eventuale rimborso, perché in questi casi si tratta di spese deducibili dal reddito dell’attività.
Ad esempio, un architetto che partecipa a un seminario fuori sede e paga di tasca propria la notte in hotel e il pranzo, potrà portare tali costi in deduzione dal proprio reddito solo se ha utilizzato una carta, un bonifico o altro mezzo tracciabile. In caso contrario, la spesa non potrà essere considerata fiscalmente rilevante, anche se coerente con l’attività professionale svolta.
Si tratta di una misura che impone un cambiamento nelle abitudini operative: fino ad oggi era frequente l’uso del contante per spese di importo modesto durante le trasferte. Dal 2025 in poi, è fondamentale dotarsi di strumenti di pagamento tracciabili sempre disponibili, anche per piccole spese, al fine di non compromettere la deducibilità fiscale.
In sintesi, il principio di fondo è che tutte le spese sostenute nell’esercizio della propria attività economica devono risultare documentate e tracciabili, a prescindere dal soggetto che le sostiene – impresa, collaboratore o professionista – per garantirne la validità ai fini fiscali.
Tracciabilità delle spese di rappresentanza e per omaggi
Sono soggette a obbligo di tracciabilità anche:
- le spese di rappresentanza;
- gli omaggi di valore unitario fino a 50,00 €.
L’obbligo si applica:
- per le imprese, dal 2025 (anno d’imposta successivo al 31.12.2024);
- per i professionisti, alle spese sostenute dal 18.6.2025.
In entrambi i casi, la deducibilità è subordinata non solo alla tracciabilità del pagamento, ma anche al rispetto dei limiti quantitativi previsti dal TUIR.
Strumenti di pagamento ammessi
Sono considerati tracciabili i pagamenti effettuati con:
- bonifici bancari o postali;
- carte di credito, debito o prepagate;
- assegni;
- app con IBAN associato (es. Satispay);
- telepedaggi collegati a conti correnti.
Non sono invece ammessi:
- pagamenti in contanti;
- app o software non collegati a IBAN;
- circuiti di credito commerciale non tracciabili.
Conclusione
L’introduzione dell’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta e di rappresentanza risponde all’esigenza di maggiore trasparenza e controllo, sia per il Fisco che per le imprese. Tuttavia, comporta un adeguamento organizzativo nella gestione dei pagamenti e nella rendicontazione interna.
Per assicurarti il corretto trattamento fiscale dei rimborsi e la piena deducibilità delle spese, lo Studio Protto è a disposizione per un supporto personalizzato.
