A partire dal 1° gennaio 2025, entra in vigore l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta per imprese e professionisti. Le nuove disposizioni prevedono che i rimborsi per vitto, alloggio, viaggio e trasporto, nonché le spese di rappresentanza e omaggi, siano deducibili solo se pagati con mezzi tracciabili.
Questa misura ha l’obiettivo di aumentare la trasparenza fiscale e prevenire l’uso di pagamenti in contanti nelle spese aziendali. Vediamo nel dettaglio i soggetti interessati e le modalità di applicazione della norma.
Tracciabilità delle spese di trasferta per le imprese
Per le imprese, l’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta riguarda i rimborsi delle spese per:
- Vitto
- Alloggio
- Viaggio e trasporto, compresi taxi e noleggio con conducente
Se il pagamento è eseguito con metodi tracciabili, i rimborsi non concorrono a formare il reddito di
Modalità di Pagamento Ammesse
Per garantire la deducibilità fiscale e l’esenzione dal reddito del dipendente, le spese devono essere saldate con:
- Versamento bancario o postale
- Carte di debito, di credito e prepagate
- Assegni bancari e circolari
L’utilizzo di contanti comporta la perdita della deducibilità e l’imponibilità del rimborso nel reddito del lavoratore.
Deducibilità delle spese di trasferta per le imprese
Anche ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa e dell’IRAP, le spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto devono essere pagate con strumenti tracciabili. Questo vale sia per le spese sostenute per i dipendenti in trasferta che per i lavoratori autonomi ai quali vengono rimborsate
Tracciabilità delle spese di trasferta per i professionisti
Anche i professionisti dovranno adeguarsi alla normativa, con l’obbligo di tracciare i pagamenti relativi a:
- Prestazioni alberghiere e somministrazione di alimenti e bevande
- Spese di viaggio e trasporto, compresi taxi e NCC
- Rimborsi analitici per trasferte dei dipendenti e lavoratori autonomi
Queste spese saranno deducibili dal reddito professionale e dalla base imponibile IRAP solo se pagate con mezzi tracciabili.
Tracciabilità delle spese di rappresentanza e omaggi
Dal 2025, le spese di rappresentanza e gli omaggi aziendali saranno deducibili ai fini del reddito d’impresa e dell’IRAP solo se il pagamento avviene tramite:
- Versamento bancario o postale
- Carte di pagamento (credito, debito, prepagate)
- Assegni bancari e circolari
Le spese di rappresentanza, per essere deducibili, dovranno inoltre rispettare i limiti quantitativi previsti dal DM 19.11.2008.
Esclusione per spese di pubblicità e sponsorizzazione
Le nuove norme non si applicano alle spese di pubblicità e sponsorizzazione, che continueranno a essere deducibili anche se pagate in contanti. Questa distinzione si deve alla diversa natura di tali costi rispetto alle spese di rappresentanza.
Decorrenza delle Nuove Regole
L’obbligo di tracciabilità delle spese di trasferta e delle spese di rappresentanza entra in vigore dal 1° gennaio 2025, ovvero dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024.
Le imprese e i professionisti dovranno quindi adeguarsi alle nuove regole e implementare sistemi di pagamento tracciabile per evitare problematiche di deducibilità fiscale.
Conclusioni
Le nuove disposizioni sulla tracciabilità delle spese di trasferta e delle spese di rappresentanza introducono regole più rigide per la deducibilità fiscale. Per le imprese e i professionisti è essenziale adottare metodi di pagamento tracciabili per garantire il rispetto della normativa ed evitare perdite di benefici fiscali.
Per supporto nella gestione delle nuove regole fiscali, Studio Protto è a disposizione per fornire consulenze personalizzate.
