A partire dal 2025, il Ministero delle Imprese e del Made in Italy ha ufficializzato, con la nota n. 43836 del 12 marzo 2025, le modalità di applicazione dell’obbligo di PEC per gli amministratori di società. Il domicilio digitale personale deve ora essere comunicato al Registro delle Imprese, estendendo quanto già previsto per imprese individuali e società.
Questo articolo riepiloga in chiave operativa i soggetti interessati, le esclusioni, le sanzioni e le modalità tecniche di comunicazione.
Quali amministratori sono soggetti all’obbligo?
L’obbligo di PEC per gli amministratori si applica a tutte le persone fisiche o giuridiche cui compete la gestione degli affari sociali di imprese costituite in forma societaria. È necessario iscrivere un indirizzo PEC individuale per ciascun amministratore, anche in caso di organi plurimi.
L’obbligo si estende anche ai liquidatori, in virtù del loro ruolo amministrativo, anche se temporaneo.
Quali società sono tenute all’obbligo?
Devono comunicare la PEC degli amministratori tutte le società iscritte al Registro delle imprese, fatta eccezione per:
- società semplici (salvo esercizio di attività agricola)
- società di mutuo soccorso
- consorzi (anche con attività esterna)
- società consortili
In presenza di attività commerciale rivolta ai terzi, sono incluse anche le reti di imprese dotate di soggettività giuridica.
È possibile utilizzare la stessa PEC della società?
No. Il Ministero chiarisce che l’indirizzo PEC dell’amministratore deve essere distinto da quello della società.
Sebbene in passato fosse tollerata la coincidenza, oggi tale scelta è considerata non conforme:
- ostacola la trasparenza verso l’esterno
- complica la gestione della comunicazione
- è in contrasto con la Direttiva europea del 22 maggio 2015
Le imprese che abbiano utilizzato un indirizzo coincidente devono adeguarsi entro il 30 giugno 2025.
Una PEC per più incarichi?
È ammesso l’utilizzo di un unico indirizzo PEC personale da parte di un soggetto che svolge la funzione di amministratore in più società, purché comunicato correttamente per ciascuna posizione.
Un amministratore può anche scegliere di dotarsi di indirizzi diversi per società differenti, ma non vi è alcun vincolo normativo in tal senso.
Obbligo valido anche per società già costituite
La comunicazione della PEC degli amministratori riguarda anche le società già iscritte prima del 1° gennaio 2025. Queste possono regolarizzarsi entro il 30 giugno 2025.
Cosa accade se l’obbligo non viene rispettato?
Il mancato adempimento non comporta una sanzione automatica, ma rende irricevibile la domanda di iscrizione o deposito al Registro delle imprese, sospendendo il procedimento fino a integrazione.
L’ufficio concede 30 giorni per regolarizzare la comunicazione, decorso il quale respinge l’istanza.
In caso di ritardo, può applicarsi la sanzione amministrativa ordinaria prevista dall’art. 2630 c.c., compresa tra 103 e 1.032 euro, ridotta a un terzo se si adempie entro 30 giorni.
Diritti di segreteria e imposta di bollo
La comunicazione della PEC dell’amministratore al Registro delle imprese è:
- Esente da imposta di bollo e diritti di segreteria, se trasmessa con “pratica semplice”
- Soggetta a imposte e diritti, se trasmessa congiuntamente ad altri atti (es. nomina dell’amministratore)
Tale esenzione estesa è ritenuta coerente con la ratio della norma, che mira a favorire la digitalizzazione e semplificazione amministrativa.
Conclusione
L’obbligo di PEC per gli amministratori rappresenta un ulteriore passo verso una gestione digitale trasparente e formale delle società. Il domicilio digitale consente ai terzi, incluse le Pubbliche Amministrazioni, di comunicare in modo diretto e verificabile con gli amministratori.
Le imprese devono attivarsi entro giugno 2025 per evitare sospensioni e sanzioni. Lo Studio Protto è a disposizione per assistere le aziende in tutte le fasi dell’adempimento.
